あきる野市きらら歯科院長の渡部和則です。
当院ではおかげさまで多くの患者様に来院して頂いております。急患の対応などをしていて、「予約を取っていても待ち時間が出る」などのお言葉を患者様から頂くことが何度かあったことも事実です。そのために「待ち時間対策」を数か月前より徹底しており、ここ最近は効果が出てきて待ち時間の短縮に成功して「お待ちの時間」も従来より少なくなってきたと思われます。
当院の待ち時間対策
きらら歯科では待ち時間を減らすために以下の対策を行っております。
- 受付スタッフによる歯科医師への「待ち時間伝達」
- 患者様来院時に歯科医師に伝える
- 待ち時間を先生に定期的に伝える
- 会計待ち時間の短縮
- 歯科医師がカルテを入力後3分以内に会計業務を行うように徹底する。（まだ混雑状況によっては最大10分程度かかっています）
- 電子カルテシステムの導入
- 電子カルテシステムの導入により、カルテなどの印刷などの時間を短縮する
- 歯科医師・スタッフの増員
- 歯科医師4名の増員を行いました
- 歯科助手の正社員を6名増員しました
- 消毒・滅菌専門のスタッフを設置。従来のスタッフは患者様対応・診療中心の業務に変更を行いました。
- 診療ユニットの増設
- 2018年後半に5台の診療ユニットを増設
- ユニット待ちの時間を短縮しました
- スタッフの適正配置
- 従来どの歯科医師にどのスタッフがアシストするか決まっていませんでしたが、医院側でアシストするスタッフを決定
- バランスよくアシストが診療補助することにより、歯科医師の診療をスムーズにし待ち時間の短縮につながっています
- 電話対応専属のスタッフを配置
- 従来受付が電話対応も行っていたため、受付業務が電話が集中した際に滞ってしまうことがありましたが、電話専用スタッフを置くことで受付業務の円滑化が可能となりました。
当院の平均待ち時間
2018年4月・5月頃がピークで平均で14分程度の待ち時間が出ていました。
2019年9月（今月）は、平均で約８分と「6分間」の時間短縮に成功しました。まだまだ時間帯によっては待ち時間が出ることがありますので、これからもより待ち時間を減らすよう「スタッフオペレーション」「人員配置」「予約の分散」などを行い患者様が快適に治療を受けられるようスタッフ一同努力してまいります。
